Planilla IVSS 14.100

Para generar la planilla 14.100 del  IVSS debemos crear previamente un grupo de conceptos identificado con el código G_14100.

En dicho grupo debemos incluir todas las asignaciones que se toman en cuenta para el aporte al IVSS.

El módulo permite generar la planilla tanto a empleados activos como a retirados.

Actualización 02/2011: Podemos seleccionar el año tope a generar, de tal forma que si un empleado tiene mas de seis años de histórico, podemos generar las planillas requeridas para mostrar todo su histórico.

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Calculadora de Fechas

Está disponible en la página web de lansys una calculadora de fechas especificamente diseñada como auxiliar de cálculos relacionados con Recursos Humanos.

Entre las funciones disponibles tenemos:

  • Dias entre dos fechas
  • Meses entre dos fechas
  • Dias, Meses y Años entre dos fechas
  • Número de Lunes entre dos fechas
  • Suma y resta de días a una fecha

El enlace directo es  http://www.lansys-sistemas.com/calculo21.php

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SAP/2000 Inicialización de Prestaciones Sociales

En el caso de empresas nuevas, debe realizarse el proceso de inicialización de las prestaciones sociales.

Este proceso consiste en hacer un “corte de cuenta” para saber el saldo del capital y anticipos de prestaciones para cada empleado, a una fecha determinada. A partir de esta fecha el sistema calculará automaticamente los aportes en base a las nominas calculadas .

Los pasos a seguir son:

  • Ejecutar el proceso de Generación de Prestaciones BASE. Debemos seleccionar el mes/año para el cual tenemos el corte de cuenta. Este proceso generará una entrada a cada empleado con estatus diferente a ‘R’ (Retirado) y ‘T’ (Transferido). Los montos en esta entrada estan todos en 0.00
  • Manualmente debemos introducir el monto de capital en el campo Monto Acumulado y el saldo de anticipos en el campo Adelanto
  • Ejecutar el proceso de Validación de Prestaciones
  • Ejecutar el proceso de Validación días Depositados
  • Ejecutar el proceso de Validación Adelantos PS
  • Actualizar el campo UDPIPS en la pantalla de Parámetros Generales con la fecha del ultimo pago de intereses de Prestaciones Sociales (encaso de no existir Fideicomiso Bancario).

A partir de estos montos , para el mes siguiente, el sistema ya puede calcular las prestaciones sociales.

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SAP/2000: Retiro de Personal

El proceso para generar la liquidación de un empleado comprende las siguientes fases:

  1. Crear el tipo de liquidación (opción 1 Tipos de Liquidación) : Deben incluirse los conceptos correspondientes al tipo de liquidación indicando el código y la cantidad (por lo general 1.00)
  2. Agregar una nueva liquidación en la opción 2 Edición de Liquidaciones:
    • Agregar: Se introduce el código del empleado , tipo de lretiro, motivo, fecha  de renuncia, fecha de egreso, dias de suspensión y notas (opcional).
    • Después de presionar la tecla F1 se asignarán a la liquidación los conceptos previamente asignados al tipo de liquidación asignado.
    • Asignamos los montos correspondientes a los conceptos variables.
    • Salimos de la pantalla de conceptos (ESC) y seleccionamos la opción calcular, lo cual generará los montos de aquellos conceptos que tengán formulación.
  3. En caso de que tengamos un recibo de prenómina pendiente para el empleado, seleccionaremos la opción Prenómina, en cuyo caso se copiarán los conceptos del recibo de Prenómina a la liquidación.
  4. Una vez revisada la liquidación y verificando que los cálculos son correctos se procede con la opción Procesar
  5. Por último se imprime la liquidación.

En caso de que nos hayamos equivocado en el tipo de liquidación , podemos cambiar el campo tipo de retiro en la cabecera de la liquidación y luego utlizar la opción Recargar para eliminar los conceptos de la liquidación ycargar los nuevos corespondientes al nuevo tipo de retiro. A continuación procedemos según lo indicado en el punto 2

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Archivo TIUNA IVSS

El módulo para generación del archivo TIUNA del IVSS está constituido por cuatro opciones:

  • Carga masiva inicial: Se genera un archivo con la data inicial de los empleados para su incorporación al sistema.
  • Ingresos en el mes: Generación de archivo con los datos de los empleados que han ingresado a la empresa en el mes seleccionado.
  • Egresos en el mes: Generación de archivo con los datos de los empleados que han egresado de la empresa en el mes seleccionado.
  • Cambios de Salario: Generación de archivo con los datos de los empleados que han tenido variaciones salariales en el mes seleccionado.  Las variaciones de salario deben estar previamente registradas en el módulo de promociones, ya sea por variación individual o por el proceso de variación masiva de salario.

Todas las opciones permiten seleccionar la salida tanto a un archivo como a editor e impresora.

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Cambio de Cédula de Identidad

Cuando un empleado cambia de Número de Cédula de Indentidad , normalmente por adquisición de nacionalidad venezolana cuando se es extranjero, se debe cambiar el campo Cédula en la pantalla de Ficha del empleado.

En caso de que el código coincida con el Número de Cédula, no puede cambiarse el primero, ya que todos los históricos estan relacionados con dicho Código.  Existe un proceso que permite cambiar el código del empleado y todos los históricos, sin embargo debido a la naturaleza de este proceso, deben tomarse todas las precauciones de respaldo y seguridad previas a la ejecución del mismo.

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Reintegro de empleado retirado

Cuando un empleado retirado vuelve a ser contratado por la empresa se pueden dar dos situaciones:

  • Ha transcurrido el tiempo suficiente para que el reingreso desde el punto de vista de la LOT se considere una contratación nueva. En este caso lo recomendable es crear un nuevo código y una nueva ficha del empleado, ya que se inicia una nueva relación laboral. En caso de que el código del empleado coincida con el número de C.I. del empleado , se sugiere añadir un diferenciador al final del código, por ejemplo -1 -2 -A -B
  • No ha transcurrido el tiempo legal necesario para considerarse una nueva relación laboral, por lo tanto lo adecuado es seguir con la ficha actual del empleado.
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Nuevo Ejercicio Fiscal

El proceso para iniciar un nuevo Año Fiscal incluye los siguientes pasos:

  • Cambiar en la pantalla de Parámetros Contables (Auxiliares –> 1 Parámetros Contables) los campos:

o Año Fiscal
o Inicio Año Fiscal
o Fin Año Fiscal
o Inicio Período de Trabajo
o Fin Período de Trabajo

  • Generar los saldos iniciales para las cuentas contables (Ejercicios –> 1 Creación de Ejercicios). Se pueden generar primero por Editor, y luego utilizar la opción Actualización
  • Generar el Asiento de cierre del Año Fiscal anterior (Ejercicios –> 3 Cierre de Ejercicio). Se pueden generar primero por Editor, y luego utilizar la opción Actualización

El período de trabajo corresponde al período del año fiscal (usualmente un mes) en el que se está trabajando. Si estamos trabajando en el mes de Junio, no podremos hacer cambios a documentos de otro mes (período de trabajo). Es una forma virtual de cierre de mes.

El último paso no es necesario realizarlo conjuntamente con los anteriores, ya que puede realizarse en cualquier momento y las veces que se desee.

Como puede verse, el cierre de un período fiscal es un proceso virtual, ya que a nivel de sistema siempre estará abierto. Se considera cerrado cuando se ha generado el asiento de cierre y estamos trabajando en otro (en base a las fechas de ejercicio de la pantalla de parámetros). Lo que si es necesario para este cierre virtual es tener creado el nuevo ejercicio fiscal.

Es importante tener en cuenta que a los documentos generados se les asigna el ejercicio en el que se está trabajando (en base a los valores de la pantalla de paámetros generales), no se asigna el ejercicio en base a la fecha del documento, por lo tanto un documento con una fecha anterior a la del ejercicio entrará en el nuevo ejercicio.

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Formulación Día de Descanso

Existen dos conceptos de día de descanso : 1070 y 1071

1. 1070: En este concepto NO importan los días asignados al empleado en este concepto, el monto sólo depende del valor del acumulador ACU3. La formulación toma el valor del acumulador ACU3 y lo divide entre seis (6): mAcu3 / 6
2. 1071: La formulación es diferente dependiendo del número de días trabajados en la semana:
* Más de cuatro (4) días: La formulación toma el valor del acumulador ACU2 y lo divide entre el número de días trabajados en la semana (cantidad del concepto asignado a cada empleado) : mAcu2 / dias
* Cuatro (4) días: La formulación toma el valor del acumulador ACU2 y lo divide entre cinco (5): mAcu2 / 5
* Menos de (4) días: El monto asignado es 0.00

Los conceptos que se toman como base para cada acumulador , deben parametrizrse para que afecten (+M) al respectivo acumualdor. Este se hace en la pantalla de definición de cada concepto.

Es importante verificar en la pantalla de tipos de nómina, que la vigencia de estos acumuladores sea semanal (S) , ya que estamos hablando de nóminas semanales.

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Bono de Alimentación

El módulo de Bono Alimenticio está formulado según los siguientes parámetros:

  1. Valor de la Unidad Tributaria: Auditoría, Parámetros, Parametros I , tercera pantalla
  2. Factor por Cargo: Nómina, Auxiliares, Categorías/Cargos, columna Porcentaje BA
  3. Estatus E3 (Nómina, Empleados, Consultas, Estatus Auxiliares): Se indica  con el valor N aquellos empleados que NO tiene este beneficio.
  4. Calendario de asignaciónes (Administración de Personal II, Bono Alimenticio, Calendario de Pagos).
  5. Grupo de conceptos a tomar en consideración para base de cálculo en nóminas semanales (Nómina, Conceptos, Agrupación de Conceptos)
  6. Formulación para Nómina Semanal:
    • Monto : Unidad Tributaria * Porcentaje / 8 * (monto percibido en el período)
  7. Formulación para Nóminas Quincenal y Mensual:
    • Dias a Pagar: Días Laborales del Período – Dias Laborables de Vacaciones – Días no Trabajados – Días de Permiso
    • Monto : Unidad Tributaria * Porcentaje  * Días a Pagar

En el caso de cálculos Consolidados de varias empresas debe tomarse en cuenta los siguientes puntos.

  • El proceso debe realizarse desde la BD nomina
  • Los parámetros anteriormente indicados deben establecerse para cada empresa.
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